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職場禮儀:接電話技巧

來源:互聯網 時間:2020-03-26 作者:小愛 瀏覽量:

當你給他人打電話時,你應調整好自己的思路。那么,當你的電話鈴響起之時,你應該盡快集中自己的精力,暫時放下手頭正在做的事情,以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的信息或商務。當然,上述過程應該迅即完成,如果你讓電話鈴響得時間過長,對方會掛斷電話,你便會失去得到信息或生意的機會。以下幾點是你在接電話時可以參考和借鑒的技巧: 1、迅速準確的接聽 現代工作人員業務繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應準確迅速地拿起聽筒, 接聽電話,以長途電話為優先, 最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約 3 秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心里會十分急躁,你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電話鈴聲后,附近沒有其他人,我們應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態度是每個人都應該擁有的,這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒,應該先向對方道歉,若電話響了許久,接起電話只是 “ 喂 ” 了一聲,對方會十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。 2、自報家門 一拿起電話就應清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。 3、轉入正題 當你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應立即做出反應。一個好的開場白可能是:“您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間,你應立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘后趕到會場?!边@樣說會防止你們談論不必要的瑣事,加速商務談話的進展。 4、避免將電話轉給他人 自己接的電話盡量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時,你應該向對方解釋一下原因,并請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定地方愿意你將電話轉給他人。例如,你可以說:“對于這件事,我們很快會派人跟您聯系的?!?5、避免電話中止時間過長 如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?” 讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如,你可以說:“約翰先生,我已經快替您找完了,請您再稍候片刻?!碑斈悴檎彝戤?,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。 對于接電話的人來講,當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話?!比绻騺黼娫挼娜酥皇怯幸恍┬∈?,便可以當即回絕,然后迅即轉向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

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